Platnost a dokladovost účetních dokladů ŠSČR

Poslední dobou se množí požadavky z některých šachových oddílů o potvrzení přijaté platby oddílem a to především za platby členských příspěvků nových členů během roku, přestupů a v některých případech i za platbu členských příspěvků celého šachového oddílu a jiných platebních činností vůči ŠSČR.

Vzhledem k tomu, že každý oddíl obdrží dostatečný počet dokladů k prokázání věrohodnosti účetního případu, nepotřebují oddíly další doklady k potvrzení provedené finanční transakce na účet šachového svazu.

Případ první: členské příspěvky

Každý oddíl obdrží seznam svých členů s oficiálním dopisem ze ŠSČR. Tento dopis včetně seznamu je oficiálním dokladem pro potvrzení oprávněnosti platby na účet ŠSČR ( stačí provést kopii odeslaného seznamu a přiložit ho k platbě do účetních dokladů). U platby krajských členských příspěvků stačí doložit rozhodnutí příslušného krajského výkonného výboru.

Členský příspěvek během roku

Při přihlášce nového člena každý oddíl vyplňuje přihlášku nového člena ( viz. formuláře na stránkách ŠSČR ). Tuto přihlášku zasílá na sekretariát i s potvrzením platby. Po záznamu člena do databáze je tento formulář zaslán zpět s razítkem ŠSČR. Doklad zároveň slouží jako příloha k provedené platbě. Pokud se dělá z hráče neaktivního hráč aktivní, je třeba pouze přiložit jako účetní doklad původní seznam členů oddílu s dodatkem o aktivizaci člena zaplacením příslušného členského příspěvku.

Výše uvedené problémy nastávají většinou té účetní jednotce, která členské příspěvky od svých členů nevybírá a platí je například ze sponzorských příspěvků. V případě, že členské příspěvky oddíl vybírá od svých členů, objevuje se v účetní jednotce věrný obraz účetnictví jak na straně výdajů, tak i příjmů ( neboť u příjmů jsme povinni vydat členu oddílu potvrzení o přijatém členském příspěvku).

Případ druhý: přestup

Při přestupu se postupuje stejně jako při přihlášce nového člena. Oddíl vyplňuje formulář k přestupu (viz opět výše uvedené stránky ŠSČR) a pro platbu nastává stejný režim. Kopie dokladu se přiloží do účetnictví a po schválení přestupu a obdržení zpětného rozhodnutí se oficiální a potvrzený doklad dá do účetnictví jako příloha pro potvrzení platby.

V případě, že přestupní poplatek si zaplatí hráč sám, oddíl buď provede příjem poplatku od hráče příjmovým dokladem a zaplatí poplatek za přestup podle výše uvedeného postupu nebo poplatek složí hráč sám na účet ŠSČR a pak oddíl nebude provádět žádné účetní operace. Pokud poplatek platí pouze oddíl, platí výše uvedený postup.

Případ třetí: startovné

Každý oddíl obdrží oficiální rozpis soutěže s platným startovním poplatkem včetně přihlášky. Tento doklad slouží jako oficiální příloha pro uvedenou platbu za startující oddíl nebo jednotlivce.

Případ čtvrtý: pokuty

Opět každý oddíl obdrží oficiální dopis o výši pokuty, který slouží jako doklad k provedené platbě.

Další platby zde neuvedené vycházejí z ekonomické směrnice ŠSČR ( opět na webových stránkách), která k uvedené platbě slouží jako oficiální doklad. Ve většině případů však oddíl obdrží k provedení platby oficiální dopis, který slouží jako účetní doklad k potvrzení provedené platby. Číslo bankovního účtu ŠSČR je uvedeno na úvodních stránkách webových stránek ŠSČR a v každém případě číslo bankovního účtu oddíl obdrží v oficiálním dopise pro platbu členských příspěvků.